Jag har tidigare beskrivit hur jag använder Evernote för att skapa ett samlat arkiv över i princip all information som jag får till mig, oavsett om det är räkningar som jag behöver betala, viktiga e-post-meddelanden eller telefonsamtal. Trots att den där ena, samlade inkorgen för all information har hjälpt mig kraftigt att övervinna problemen som diagnosen ADHD medför, så är det dock inte allt: att ha ett bra system med all tänkbar information räcker inte för att få saker och ting gjorda. Det som krävs är någon form av att-göra-lista för att hålla koll på vad som bör göras.

Det finns oräkneliga varianter av att-göra-listor och system kring dessa, från enkla krysslistor över t.ex. Getting Things Done-metoden (GTD) till invecklade program och manicker som är tänkta att hjälpa till att hålla koll på alla olika uppgifter som vi människor kan tänkas ha.

Ur mitt ADHD-perspektiv har dessa olika system dock ett flertal brister:

För det första så är det svårt att hitta ett system som är ”lagom”. De flesta systemen som jag har testat är antingen för enkla för mina behov – eller så är systemen så komplicerade och omfattande att jag förvisso rent teoretiskt bara älskar dem – men inte följer dem särskilt länge, helt enkelt för att det inte är enkelt nog att snabbt lägga till något.

Dessutom är flertalet system inte gjorda för både väldigt stora uppgifter och väldigt små sådana. För många av oss som lever med ADHD är definitionen av ”en jäkla stor uppgift” inte densamma som för ”er andra”. Jag har berört det lite kort i inlägget ”ADHD. En liten handbok” men tänkte utveckla det lite mer:

– Något så banalt som att skicka iväg ett brev är inte alls lika ”banalt” för mig i alla lägen. Stegen kan bli helt överväldigande, när man tänker på att jag kanske behöver koppla in skrivaren, skriva ut, hitta kuvert, hitta det utskrivna brevet igen, stoppa in kuveret, hitta rätt adress som det ska skickas till, *attans* hitta en penna för att kunna skriva adressen, hitta frimärken, inse att jag inte har något frimärke, lägga brevet i bilen för att kunna åka och köpa frimärket, komma ihåg att verkligen köpa frimärket och slutligen lägga brevet på posten. Många olika delmoment och i varenda ett av dessa (och troligen fler) finns det en risk för distraktion och därmed för att det påbörjade projektet ”skicka brevet” blir avbrutet. (Det finns en anledning för att ADHD är ett funktionshinder och verkligen kan vara ett hinder).

Den kanske uppenbara lösningen att helt enkelt bryta ner varenda uppgift till alla dess tänkbara delmoment är tyvärr inte heller en lösning. När ett så enkelt projekt som att posta ett brev kan bestå av så många moment, hur många delar skulle inte t.ex. uppgiften ”förbered en föreläsning” bestå av? Hur många tusen poster skulle en sådan att-göra-lista behöver bestå av, hur mycket tid skulle det ta att lägga till en enkel uppgift (som t.ex. tiotalet uppgifter för att skicka ett brev) – och hur (o)överskådlig skulle den bli?

Efter många år (!) av testande med en mängd olika system och verktyg har jag kommit fram till ett upplägg som troligen fortfarande inte är perfekt men som är tillräckligt bra för att jag ska få de viktiga bitarna lösta.

Rent tekniskt är mitt system helt data- och telefonbaserat – och det av en enkel anledning: jag vet inte hur många anteckningsböcker jag har slarvat bort eller hur ofta jag inte kunde skriva upp något viktigt i blocket för att jag inte råkade hitta någon f*rbaskad penna. – Min mobiltelefon däremot, den följer med mig, vart jag än går.

Som huvudverktyg för hantering av mina att-göra-listor använder jag online-tjänsten Remember The Milk (RTM) som finns både i gratis- och betalversion. För att både kunna läsa, hantera och inte minst bocka av uppgifter använder jag dessutom på mobilen programmet Astrid som synkroniserar direkt med Remember The Milk (programmet har jag kort beskrivit i inlägget Android applikationer – Kontor & dokument.) Du som inte använder en Android-telefon kan säkerligen hitta liknande applikationer för att-göra-listor för andra telefonplattformer. Om du är väldigt sugen kan du förstås skriva din rekommendation i kommentarsfältet nedan

Och nu: det praktiska

Grundregel nummer ett: Varje gång jag kommer i närheten av något som jag behöver göra, så åker det in i Remember The Milk. Antingen direkt på datorn eller oftast genom att jag lägger till det i att-göra-programmet på mobilen. Det fina med Remember The Milk är att du även kan använda många andra verktyg för att lägga till en att-göra-uppgift: du kan skicka den via MSN, som direktmeddelande på Twitter – eller t.ex. maila in den. Sättet som jag skapar uppgiften på spelar ingen roll, det enda som är viktigt är att varenda sak jag behöver göra måste åka in i systemet, varje gång. — Och med ”varje gång” menar jag verkligen ”varje” gång, med det enda undantaget för småuppgifter som jag kan (och bör!) lösa direkt på plats. Dessa småuppgifter måste vara begränsade till endast någon minut (t.ex. att snabbt besvara ett e-post-meddelande med en eller två rader), annars åker även dessa in på att-göra-listan.

Grundregel nummer två: Samtidigt som själva uppgiften sparas, lägger jag till ett datum när uppgiften ska eller behöver vara utförd. Just att sätta ett senast-datum för varenda uppgift har varit en extrem viktig del i upplägget. Datumet som jag anger när jag skapar uppgiften behöver inte nödvändigtvis vara datumet där jag verkligen vill slutföra uppgiften, det går att flytta datumen fram och tillbaka, men något datum ska det alltid vara. Alltid.

Beroende på uppgiften kan datumet antingen vara ett måldatum eller ett absolut datum.

Med ”absoluta datum” menar jag därvid deadlines, som jag måste följa. Det kan vara fråga om vissa uppdrag, om att gratulera på födelsedagen (vilket lämpligen görs just den dagen) eller skolexemplet med den där förskräckliga skattedeklarationen som helt enkelt måste lämnas in senast den där förskräckliga dagen.

Måldatum däremot är lite flexiblare: det är helt enkelt datum där jag helst skulle vilja att en uppgift är avklarad. Många (men långt ifrån alla) program för hantering av att-göra-listor låter dig ställa in antingen en absolut deadline eller ett relativt måldatum (eller både och).

För att säkerställa att jag inte glömmer att lägga till ett bäst-före-datum är grundinställningen i både Remember The Milk på webben och Astrid på mobilen att förfallodagen är nästföljande dag.

Grundregel nummer tre: Varje uppgift ska ha minst en kontext, dvs ett sammanhang som uppgiften ska utföras i. Det sammanhanget kan vara ”Framför datorn”, ”På kontoret”, ”Med Kalle”, ”Hemma” eller t.ex. ”Inköp”. Anledningen till att jag alltid anger minst ett sammanhang är att i princip alla uppgifter bara går att utföra i ett (eller flera) av dessa sammanhangen. Om jag t.ex. behöver köpa glödlampor, så behöver jag egentligen inte komma ihåg det, när jag sitter på kontoret. – Chansen att jag hittar någon glödlampsaffär i en skrivbordslåda är inte den största. (Däremot är det viktigt att jag även på kontoret kan få in den snabba tanken på att jag behöver köpa glödlampor i min att-göra-lista – det är det vackra med upplägget mobil + webbsajt).

Omvänt är den mycket genialiska idén för ett pågående arbetsprojekt tämligen ”värdelös”, när jag just står i kön hos Konsum, däremot skulle den tre dagar gamla tanken att köpa glödlampor vara väldigt välkommen i just det sammanhanget. (Återigen: även här är det viktigt att jag kan plita ner den genialiska idén, just där, i kassakön, istället för att glömma bort den. Återigen det vackra med upplägget mobil + webbsajt).

Vissa uppgifter kräver fler än ett sammanhang, som t.ex. ”lämna tillbaka boken till Kalle”. Den uppgiften kräver dels att jag plockar upp boken (kontext: ”Hemma”) och lägger den i min väska – och dels att jag faktiskt kommer ihåg att lämna över boken som jag nu har i min väska, när jag väl träffar Kalle (kontext: ”Med Kalle”).

Grundregel nummer fyra: Varje dag går jag igenom mina nya poster i min informationssamling i Evernote (se föregående inlägg). Varenda en. Om posten inte kräver några åtgärder från min sida (det kanske är ett dokument eller ett garantibevis), så lägger jag till etiketten ”IÅ”, vilket i mitt konstiga språk betyder ”ingen åtgärd”.

Om posten däremot innebär att jag behöver göra något, så skapar jag uppgiften/uppgifterna i Remember The Milk enligt ovan och lägger därefter till etiketten ”RTM” (för Remember The Milk).

I bägge fallen kan jag senare enkelt se att jag redan har gått igenom informationen och lagt till eventuella uppgifter i att-göra-listan. För att verkligen vara på den säkra sidan att jag inte har glömt något dokument avslutar jag sittningen med att leta efter alla poster som varken har taggats med ”IÅ” eller ”RTM”, går igenom dessa, lägger till eventuella uppgifter och sätter sedan passande kategori på posterna.

Förresten: självfallet är den här dagliga genomgången en automatiskt återkommande daglig uppgift i min att-göra-lista.

Och nu?

Efter dessa steg (och grundregler) vet jag att jag har en välfylld att-göra-lista som både innehåller saker som jag behöver göra, information om när jag måste, bör eller vill göra dem – och även i vilka sammanhang. En lista, med allt jag behöver göra.

Dessutom vet jag (efter föregående inlägg) att jag även har en välfylld informations- och dokumentsamling med allt jag behöver veta.

Nästa steg (i nästa inlägg) blir att bli påmint om uppgifterna och därigenom verkligen få saker och ting gjorda.

.

Rubrikfoto: koalazymonkey

[serialposts]

Relaterade?

Jag har tidigare beskrivit hur jag använder Evernote för att skapa ett samlat arkiv över i princip all information som jag får till mig, oavsett om det är räkningar som...